फ़ाइलें ब्राउज़ करना, साझा करना &
प्रबंधित करना
फ़ाइल ब्राउज़र आपको संघ के सदस्यों के साथ फ़ाइलें अपलोड, देखना, डाउनलोड और साझा करने देता है। हर एक्सेस एक-बार टोकन से सुरक्षित है और ऑडिट ट्रेल में लॉग किया जाता है।
व्यू & नेविगेशन
टूलबार आपको अपनी फ़ाइलें देखने के तीन तरीके देता है — किसी भी समय स्वतंत्र रूप से स्विच करें।
| व्यू | क्या दिखाता है | सर्वोत्तम |
|---|---|---|
| ग्रिड | छवि पूर्वावलोकन (या फ़ाइल-प्रकार आइकन), शीर्षक, श्रेणी, आकार के साथ कार्ड | मिश्रित फ़ाइलें — एक नज़र में सब कुछ देखना |
| आइकन | कॉम्पैक्ट आइकन ग्रिड — छोटे कार्ड, प्रति पंक्ति अधिक फ़ाइलें | बड़े संग्रह, त्वरित स्कैनिंग |
| सूची | क्रमबद्ध कॉलम के साथ घनी तालिका पंक्तियाँ | विवरण तुलना करना, नाम या तारीख से ढूँढना |
- फ़ोल्डर व्यू — फ़ाइल प्रकार (छवियाँ, दस्तावेज़, स्प्रेडशीट, PDF, वीडियो, ऑडियो, संग्रह, लिंक, अन्य) द्वारा ब्राउज़ करने के लिए टूलबार में फ़ोल्डर पर क्लिक करें। मोबाइल पर डबल-टैप या डेस्कटॉप पर डबल-क्लिक करके फ़ोल्डर खोलें। वापस आने के लिए सभी फ़ाइलें पर क्लिक करें।
- पिन किया व्यू — सभी वर्तमान में पिन की गई फ़ाइलें (आपकी और अन्य की) देखने के लिए टूलबार में पिन किया पर क्लिक करें। पिन की गई फ़ाइलें उनके पिन करने वाले द्वारा समूहीकृत हैं और शेष समय की उलटी गिनती दिखाती हैं।
खोज & फ़िल्टर
टूलबार में खोज बार आपके टाइप करते ही परिणामों को लाइव फ़िल्टर करता है — फ़ाइल शीर्षक, फ़ाइल नाम और विवरण से मिलान करता है। फ़िल्टर पैनल (टूलबार से खुलता है) आपको और संकुचित करने देता है:
- श्रेणी — फ़ाइल अपलोड होने पर असाइन की गई श्रेणी द्वारा फ़िल्टर करें। लंबी सूचियाँ "N और" बटन के साथ संकुचित होती हैं।
- मेरी बनाम साझा — सभी फ़ाइलें, केवल मेरी फ़ाइलें (आपके द्वारा अपलोड), या केवल मेरे साथ साझा (अन्य द्वारा अपलोड) दिखाएँ।
- फ़ाइल प्रकार — एक्सटेंशन द्वारा फ़िल्टर करें (PDF, DOCX, XLSX, छवि, वीडियो, ऑडियो, लिंक, आदि)।
- क्रमबद्ध करें — सबसे नया पहले, सबसे पुराना पहले, नाम A–Z, नाम Z–A, या सबसे अधिक डाउनलोड।
देखना & डाउनलोड करना
हर फ़ाइल एक्सेस एक सुरक्षित एक-बार टोकन से गुजरती है। जब आप देखें या डाउनलोड करें पर क्लिक करते हैं, M-Board 5 मिनट के लिए वैध एक टोकन बनाता है, फिर उपयोग के बाद तुरंत इसे अमान्य कर देता है। टोकन के बिना सीधी URL एक्सेस अवरुद्ध है।
- देखें — देखने योग्य फ़ाइलें (PDF, छवियाँ, वीडियो, ऑडियो, सादा टेक्स्ट) सीधे ब्राउज़र में नए टैब में खोलता है।
- डाउनलोड — फ़ाइल आपके डिवाइस पर सहेजता है। जो फ़ाइलें प्रीव्यू नहीं हो सकतीं (Word, Excel, ZIP, आदि) देखें के बजाय डाउनलोड बटन दिखाती हैं।
- URL खोलें — बाहरी लिंक प्रविष्टियों के लिए, लिंक किया URL नए टैब में खोलता है। एक्सेस ऑडिट ट्रेल में लॉग किया जाता है।
फ़ाइलें अपलोड करना
अपलोड मोडल खोलने के लिए टूलबार में जोड़ें पर क्लिक करें। आप अपने डिवाइस से एक फ़ाइल अपलोड कर सकते हैं या एक बाहरी लिंक जोड़ सकते हैं (कहीं और होस्ट किए संसाधन का URL)।
दृश्यता & साझाकरण
फ़ाइल अपलोड या संपादित करते समय, आप ठीक-ठीक चुनते हैं कि इसे कौन एक्सेस कर सकता है।
| दृश्यता | कौन देख सकता है | सूचनाएँ भेजी गईं |
|---|---|---|
| केवल मैं | केवल आप — पूरी तरह निजी | कोई नहीं |
| विशिष्ट उपयोगकर्ता | आप + आपके द्वारा चुने गए व्यक्तिगत सदस्य | प्रत्येक चुने गए सदस्य को ईमेल |
| विभाग | चुने गए विभाग(ओं) के सभी सक्रिय सदस्य | सभी विभाग सदस्यों को ईमेल |
| सभी सदस्य | प्लेटफ़ॉर्म पर हर सक्रिय सदस्य | सभी सक्रिय सदस्यों को ईमेल |
फ़ाइलें पिन करना
त्वरित एक्सेस के लिए पिन किया व्यू के शीर्ष पर एक फ़ाइल को सतह पर लाने के लिए पिन करें। पिन समय-सीमित हैं — पिन करते समय आप अवधि सेट करते हैं।
- पिन अवधि चयनकर्ता खोलने के लिए किसी भी फ़ाइल कार्ड पर पिन आइकन पर क्लिक करें। अपनी अवधि चुनें और पुष्टि करें।
- पिन की गई फ़ाइलें एक उलटी गिनती दिखाती हैं (जैसे "4h शेष") — वे समय समाप्त होने पर स्वचालित रूप से अनपिन हो जाती हैं।
- पिन की गई फ़ाइलें उनके पिन करने वाले द्वारा समूहीकृत हैं। आप केवल अपने पिन अनपिन कर सकते हैं। प्रशासक किसी भी पिन को अनपिन कर सकते हैं।
- आँकड़े बार में एक नोटिस दिखाता है कि कितनी पिन की गई फ़ाइलें वर्तमान में उपलब्ध हैं — पिन किए व्यू पर सीधे जाने के लिए जाएँ पर क्लिक करें।
संपादन & हटाना
- संपादित करें — आप केवल वे फ़ाइलें संपादित कर सकते हैं जो आपने अपलोड की हैं। शीर्षक, विवरण, श्रेणी, टैग या दृश्यता अपडेट करने के लिए अपने फ़ाइल कार्ड पर संपादन आइकन पर क्लिक करें। दृश्यता बदलने पर स्मार्ट सूचना प्रणाली ट्रिगर होती है।
- हटाएँ — आप केवल वे फ़ाइलें हटा सकते हैं जो आपने अपलोड की हैं। हटाना स्थायी है — फ़ाइल स्टोरेज से हटाई जाती है और सभी एक्सेस रिकॉर्ड साफ़ किए जाते हैं।
- आप अन्य सदस्यों द्वारा अपलोड की गई फ़ाइलें संपादित या हटा नहीं सकते। यदि कोई साझा फ़ाइल हटाने की आवश्यकता है तो प्रशासक से संपर्क करें।